La lógica de gestión del tiempo

• Probablemente harás esta semana lo mismo que hiciste la semana pasada
• Para hacer un plan realista, tienes que controlar tu forma de gastar tu tiempo

1. Las actividades entretenidas “se hacen en menos tiempo”
2. Las actividades aburridas “cuesta más hacerlas”

• Para comprobar la exactitud de tus estimaciones de tiempo y planes, debes documentarlas y posteriormente compararlas con lo que realmente haces

La lógica de la gestión del tiempo

• Para hacer más precisos tus planes, determina las equivocaciones de los planes anteriores, y qué podrías haber hecho para mejorar
• Para gestionar tu tiempo, planifica tu tiempo y sigue el plan
• El mundo está lleno de resoluciones que nunca se cumplen (dieta, dejar de fumar, etc)

¿Por qué controlar el tiempo?

• Clasifica tus principales actividades
• Registra el tiempo dedicado a cada una de las actividades principales, hazlo de forma normalizada
• Guarda los datos de tiempo en un lugar adecuado

Reflexión

La mejor forma de mejorar la calidad de tu trabajo comienza por entender lo que haces realmente y cuanto te cuesta hacerlo Comprende cómo utilizas el tiempo

El control del tiempo (I)

• Registro estandarizado del control de tiempos
• Inicialmente no importa la forma y el procedimiento, siempre y cuando los datos sean exactos y completos.
• No obstante en un equipo de trabajo no sería práctico tener a cada componente utilizando una tabla o método diferente

Unidades de medida: horas vs minutos

El control del tiempo (I)

• Información a registrar en una tabla de control de tiempos
• Básico: Fecha de la actividad, duración de la misma, descripción
• Adicional: Hora comienzo, hora fin, interrupciones, comentarios, finalización de la actividad, unidades de la actividad completados

Gestión de las interrupciones

• Problema:

1. Despilfarro de tiempo
2. Ruptura de ritmo y pensamiento
3. Ineficiencia y error

Reflexión

Si las interrupciones son un problema Identificar su origen y anotar el tiempo que consumen

Control de las tareas finalizadas

1. Conocer cuando se ha finalizado una tarea
2. Conocer la productividad por unidad de tiempo en la realización de tareas
3. Mínimo tiempo a dedicar a una tarea para obtener beneficio

Ideas para registrar tu tiempo

• Lleva siempre contigo el cuaderno donde apuntas los tiempos
  • Si se te olvida apúntalo en una hoja aparte y pásalo al cuaderno en cuanto puedas
• Cuando ocasionalmente olvides registrar la hora de comienzo, la hora de fin, la duración, etc, de una tarea, haz una estimación tan pronto como te acuerdes
• Utiliza un reloj/cronometro para controlar tus tiempos
• Resume tu tiempo puntualmente
  • Semanalmente/mensualmente

Resúmenes de los tiempos

• Resúmen por periodo fijo de tiempo (semana, mes,...)
• Resumen acumulado de todos los periodos anteriores
• Resumen total acumulado
  • Organización por categorías
  • Para el periodo fijo de tiempo
    • Distribución de tiempos por categoría y día
  • Para los resúmenes acumulados
    • Total, media, máximo y mínimo

La gestión del tiempo

• Decidir cómo quieres utilizar tu tiempo
• Hacer una estimación de tiempo
• Controlar la forma de utilizar el tiempo frente a lo estimado
• Decidir qué cambios hacer para llevar tus acciones en concordancia con lo estimado

Evaluando la distribución del tiempo

• Revisar las categorías de tiempo para ver si cubren todas tus actividades actuales y previstas.
• Revisar el resumen por periodo fijo de tiempo para ver si las categorías son muy generales o muy detalladas.

Evaluando la distribución del tiempo

• La gestión del tiempo requiere centrarse en las pocas tareas que consumen la mayor parte del tiempo
  • No resulta útil tener una categoría “Otras” que requiere el 25% tiempo
• ¿Estas utilizando el tiempo cómo quieres?

Estimación de tiempo

• La estimación de tiempo es tu plan de cómo utilizar el tiempo
• La clave para gestionar el tiempo es reequilibrar gradualmente la forma de utilizarlo

Estimación de tiempo

• Hay que buscar mejorar la efectividad del uso del tiempo.

Reflexión

Las personas gastamos mucho tiempo decidiendo qué vamos a hacer próximamente

• Los planes personales y la estimación del tiempo permiten saber que se va a hacer a continuación

• Se necesita MÁS tiempo para las nuevas actividades

Reflexión

Se puede conseguir algo de tiempo en situación de crisis, pero... Pregunta ... ¿quién quiere vivir en perpetuo estado de crisis?

Buscando tiempo

• Si tu agenda no está muy ocupada, serás capaz de encontrar un poco de tiempo extra.
• Revisa todos tus compromisos y el tiempo que les dedicas.

Encontrar más tiempo

• Si necesitas dedicar más tiempo a una actividad tendrás que detraerlo de otra.
• Hasta que no sepas cuanto tiempo dedicas a una actividad no podrás hacer ajustes resalistas

Planificación del tiempo

• Una vez decidido cómo se quiere utilizar el tiempo, hay que utilizarlo de esa forma

Puntos clave

Regla sencilla pero requiere mucho esfuerzo

Definición

Estimación de tiempo es una declaración de lo que quieres hacer

1. Gestión del tiempo => toma de decisiones minuto a minuto
2. Necesidad de mucha concreción en lo que se quiere hacer

Planificación del tiempo

• Las rutinas específicas son fáciles de planificar

Ej: asistir a clase

• Una guía útil de comportamiento diario requiere una estimación diaria del tiempo
• La utilidad de la actividad “Otros” para cuestiones imprevistas
• No hay forma de hacer planes de detalle por sorpresa

¿Cómo usar tu tiempo?

• Priorizar el tiempo
• Tiempos fijos (ej: asistir a clase)
• Actividades variables
• Exigidas: trabajos de asignatura, preparación de exámenes, ...
• Discrecionales: comer, dormir, vida social, ...

¿Cómo usar tu tiempo?

• Programar los tiempos
• Los fijos -> fácil
• Los de las actividades variables
• Hay que buscar tiempo para las actividades exigidas
• A corto plazo puedes saltarte comidas y trasnochar, pero
• A largo plazo una planificación sin tiempo para el descanso y el relax no se cumple nunca

Gestión del tiempo estimado

• La capacidad para trabajar de acuerdo al tiempo estimado dependerá en gran parte de la disciplina personal
• Pero también dependerá del número y prioridad de las cosas que estas intentando hacer

Reflexión

Los asuntos inesperados son cosas naturales y normales, Hay que intentar preverlos

	Idea
	La primera vez que utilizas la estimación del tiempo no es útil, Pero no te desanimes

• Si te has equivocado al estimar una actividad, la próxima vez lo harás mejor
• Si fue una emergencia verdadera, no necesitas hacer cambios radicales en la estimación

Pregunta

¿Qué actividades son de máxima prioridad?

• Hacer las tareas más importantes primeros
• NO LAS MÁS DIFÍCILES
• Pero CUIDADO, aplazarlas no las hará más fáciles

Reflexión

• Se pueden identificar actividades que no se completarán nunca
• No se intenta realizarlas => se aprovecha ese tiempo en otras actividades

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