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Trabajo en proceso, espera cambios frecuentes. Tu ayuda y retroalimentación son bienvenidos.
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MÓDULO DE PROYECTOS
¡Planificando, Conceptualizando, Desarrollando!
Aplicando conocimientos en un desarrollo
La lógica de gestión del tiempo
- Probablemente harás esta semana lo mismo que hiciste la semana pasada
- Para hacer un plan realista, tienes que controlar tu forma de gastar tu tiempo
- Las actividades entretenidas “se hacen en menos tiempo”
- Las actividades aburridas “cuesta más hacerlas”
- Para comprobar la exactitud de tus estimaciones de tiempo y planes, debes documentarlas y posteriormente compararlas con lo que realmente haces
La lógica de la gestión del tiempo
- Para hacer más precisos tus planes, determina las equivocaciones de los planes anteriores, y qué podrías haber hecho para mejorar
- Para gestionar tu tiempo, planifica tu tiempo y sigue el plan
- El mundo está lleno de resoluciones que nunca se cumplen (dieta, dejar de fumar, etc)
¿Por qué controlar el tiempo?
- Clasifica tus principales actividades
- Registra el tiempo dedicado a cada una de las actividades principales
- Registra el tiempo de forma normalizada
- Guarda los datos de tiempo en un lugar adecuado
Reflexión
| La mejor forma de mejorar la calidad de tu trabajo comienza por entender lo que haces realmente y cuanto te cuesta hacerlo
Comprende cómo utilizas el tiempo
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El control del tiempo (I)
- Registro estandarizado del control de tiempos
- Inicialmente no importa la forma y el procedimiento, siempre y cuando los datos sean exactos y completos.
- No obstante en un equipo de trabajo no sería práctico tener a cada componente utilizando una tabla o método diferente
Unidades de medida: horas vs minutos
El control del tiempo (I)
- Información a registrar en una tabla de control de tiempos
- Básico: Fecha de la actividad, duración de la misma, descripción
- Adicional: Hora comienzo, hora fin, interrupciones, comentarios, finalización de la actividad, unidades de la actividad completados
El control del tiempo (II)
- Gestión de las interrupciones
- Despilfarro de tiempo
- Ruptura de ritmo y pensamiento
- Ineficiencia y error
Reflexión
| Si las interrupciones son un problema Identificar su origen y anotar el tiempo que consumen
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El control del tiempo (II)
- Control de las tareas finalizadas
- Conocer cuando se ha finalizado una tarea
- Conocer la productividad por unidad de tiempo en la realización de tareas
- Mínimo tiempo a dedicar a una tarea para obtener beneficio
Ideas para registrar tu tiempo
- Lleva siempre contigo el cuaderno donde apuntas los tiempos
- Si se te olvida apúntalo en una hoja aparte y pásalo al cuaderno en cuanto puedas
- Cuando ocasionalmente olvides registrar la hora de comienzo, la hora de fin, la duración, etc, de una tarea, haz una estimación tan pronto como te acuerdes
- Utiliza un reloj/cronometro para controlar tus tiempos
- Resume tu tiempo puntualmente
- Semanalmente/mensualmente
Resúmenes de los tiempos
- Resúmen por periodo fijo de tiempo (semana, mes,...)
- Resumen acumulado de todos los periodos anteriores
- Resumen total acumulado
- Organización por categorías
- Para el periodo fijo de tiempo
Distribución de tiempos por categoría y día
Para los resúmenes acumulados
Total, media, máximo y mínimo
La gestión del tiempo
Decidir cómo quieres utilizar tu tiempo
Hacer una estimación de tiempo
Controlar la forma de utilizar el tiempo frente a lo estimado
Decidir qué cambios hacer para llevar tus acciones en concordancia con lo estimado
Eval. de tu distribución del tiempo
Revisar las categorías de tiempo para ver si cubren todas tus actividades actuales y previstas
Revisar el resumen por periodo fijo de tiempo para ver si las categorías son muy generales o muy detalladas
Eval. de tu distribución del tiempo
La gestión del tiempo requiere centrarse en las pocas tareas que consumen la mayor parte del tiempo
No resulta útil tener una categoría “Otras” que requiere el 25% tiempo
¿Estas utilizando el tiempo cómo quieres?
Estimación de tiempo
La estimación de tiempo es tu plan de cómo utilizar el tiempo
La clave para gestionar el tiempo es reequilibrar gradualmente la forma de utilizarlo
Estimación de tiempo
Hay que buscar mejorar la efectividad del uso del tiempo
Las personas gastan mucho tiempo decidiendo que van a hacer próximamente
Los planes personales y la estimación del tiempo permiten saber que se va a hacer a continuación
Estimación de tiempo
Se necesita MÁS tiempo para las nuevas actividades
Se puede conseguir algo de tiempo en situación de crisis, pero...
... ¿quién quiere vivir en perpetuo estado de crisis?
¿Cómo encontrar más tiempo?
Si tu agenda no está muy ocupada, serás capaz de encontrar un poco de tiempo extra
Revisa todos tus compromisos y el tiempo que les dedicas
El día tiene 24 horas
Si necesitas dedicar más tiempo a una actividad tendrás que detraerlo de otra
Hasta que no sepas cuanto tiempo dedicas a una actividad no podrás hacer ajustes resalistas
Planificación del tiempo
Una vez decidido cómo se quiere utilizar el tiempo, hay que utilizarlo de esa forma
Regla sencilla pero requiere mucho esfuerzo
Estimación de tiempo = declaración de lo que quieres hacer
Gestión del tiempo => toma de decisiones minuto a minuto
Necesidad de mucha concreción en lo que se quiere hacer
Planificación del tiempo
Las rutinas específicas son fáciles de planificar
Ej: asistir a clase
Una guía útil de comportamiento diario requiere una estimación diaria del tiempo
La utilidad de la actividad “Otros” para cuestiones imprevistas
No hay forma de hacer planes de detalle por sorpresa
Gestionar contingencias en base a añadir un % a la media histórica de la actividad
¿Cómo usar tu tiempo?
Priorizar el tiempo
Tiempos fijos (ej: asistir a clase)
Actividades variables
Exigidas: trabajos de asignatura, preparación de exámenes, ...
Discrecionales: comer, dormir, vida social, ...
¿Cómo usar tu tiempo?
Programar los tiempos
Los fijos -> fácil
Los de las actividades variables
Hay que buscar tiempo para las actividades exigidas
A corto plazo puedes saltarte comidas y trasnochar, pero
A largo plazo una planificación sin tiempo para el descanso y el relax no se cumple nunca
Gestión del tiempo estimado
La capacidad para trabajar de acuerdo al tiempo estimado dependerá en gran parte de la disciplina personal
Pero también dependerá del número y prioridad de las cosas que estas intentando hacer
Los asuntos inesperados son cosas naturales y normales
Hay que intentar preverlos
Gestión del tiempo estimado
La primera vez que utilizas la estimación del tiempo no es útil
Pero no te desanimes
Si te has equivocado al estimar una actividad, la próxima vez lo harás mejor
Si fue una emergencia verdadera, no necesitas hacer cambios radicales en la estimación
Gestión del tiempo variable
¿Qué actividades son de máxima prioridad?
Hacer las tareas más importantes primeros
NO LAS MÁS DIFÍCILES
Pero CUIDADO, aplazarlas no las hará más fáciles
Gestión del tiempo variable
¿Hay algunas tareas que se deberían realizar en momentos específicos?
¿Hay actividades que quieres hacer tan pronto como tengas tiempo?
Se pueden identificar actividades que no se completarán nunca
No se intenta realizarlas => se aprovecha ese tiempo en otras actividades
Bibliografía
W.S. Humphrey, A Discipline for Software Engineering. Addison-Wesley. 1995.
W.S. Humphrey, Introduction to the Personal Software Process. Addison-Wesley. 1997.
W.S. Humphrey, Introduction to the Team Software Process. Addison-Wesley. 2000.
Ejerc.: Gestión del tiempo
Planifica tu tiempo para las dos próximas semanas:
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